на відрядження 2018

1. Нормативні документи для оформлення відряджень
2. Терміни службових відряджень
3. Граничний розмір добових у відрядженні
4. Відшкодовуємо добові по Україні
5. Відшкодовуємо добові за кордон
6. Виплачуємо добові витрати
7. Оподатковуємо добові 2018 року податком

Іноді для виконання функцій установи керівник відправляє працівників у інші міста. При цьому таким працівникам відшкодовують витрати за час поїздки - виплачують відрядні. З'ясуємо, які саме витрати і в якому розмірі відшкодовувати.

Зміст статті:

Відрядження - це поїздка працівника до іншого населеного пункту для виконання службового доручення за наказом керівника. При цьому установа оплачує працівникові відрядження і компенсує можливі витрати - виплачує добові витрати на відрядження, адже до цього зобов'язує законодавство.

Нормативні документи для оформлення відряджень

Щоб правильно оформити відрядження працівника і виплатити відрядні 2018 року, потрібно керуватися:

Терміни службових відряджень

На скільки відправляти працівника у службове поїздку - визначає керівник установи. Цю та іншу обов'язкову інформацію про поїздку повинен містити наказ про відрядження . Від тривалості поїздки залежать добові 2018 року. Однак при встановленні тривалості керівник повинен враховувати вимоги пункту 6 Постанови № 98. Так, одна службова поїздка не може тривати довше:

• 30 календарних днів - у межах України;
• 60 календарних днів - за кордон.

Зверніть увагу!

Термін відрядження держслужбовця протягом року не може перевищувати 60 днів (п. 61 Постанови № 98), крім випадків, визначених законодавством.

Пункт 6 Постанови № 98 має виключення. Тривалість службової поїздки, за яку виплачують відрядні 2018 року, можна збільшувати до:

• 1 року - робочим, яких відправляють за кордон за зовнішньоекономічним договором на виконання проектних, будівельних робіт, організацій виставок, культурних заходів;
• 90 днів - військовослужбовцям, які направляються на навчання до військових навчальних закладів, і до 18 місяців, якщо відшкодування витрат здійснює установа, прийняв такого військовослужбовця на навчання;
• 2 років - аспірантам, докторантам, науковим співробітникам, які направляються до установ вищої освіти і наукових установ за кордон на стажування;
• 1 року - держслужбовцям для ліквідації стихійного лиха.

Граничний розмір добових у відрядженні

Установи при наявності документів, що підтверджують витрати, компенсують їх за рахунок бюджетних коштів в межах граничних розмірів, зазначених у додатку 1 Постанови № 98. Так, на відрядження 2018 року становлять:

• по Україні - 60 грн, а гранична сума на оренду житла - не більше 600 грн на добу;
• за кордон - в межах розміру, зазначеного в додатку 1 Постанови № 98, в залежності від держави, в яке установа направляє працівника.

Відшкодовуємо добові по Україні

За час службової поїздки в межах України працівникові потрібно відшкодувати витрати на (п. 2, п. 7 Постанови № 98, п. 5, п. 6 розд. II Інструкції № 59):

• оренду житла, в т. ч. за час вимушеної зупинки в дорозі - в межах граничних сум, зазначених у додатку 1 Постанови № 98;
• бронювання місця в готелі - не більше 50% його вартості за добу;
• побутові послуги, що включені до рахунків по оплаті вартості проживання (прання, прасування та ін.) - не більше 10% суми добових за всі дні перебування;
• телефонні розмови - розмір погоджує керівник;
• харчування, включене у вартість проживання або проїзних документів - без визначення конкретної суми, платять за рахунок добових;

Витрати на харчування відшкодовують у відсотках від добових витрат:

• 80% - при одноразовому харчуванні,
• 55% - дворазовому,
• 35% - триразовому.

• проїзд (зокрема перевезення багажу, бронювання квитків) до місця відрядження і назад - в розмірі вартості проїзду, з урахуванням витрат, які в неї включені. Відшкодовують вартість проїзду будь-яким транспортом, крім таксі.

Щоб не відшкодувати зайвого, бухгалтеру слід правильно визначити вартість проживання в розрахунку на добу .

Відшкодовуємо добові за кордон

На перебиваніе за кордоном працівник може отримати відрядження 2018 на (п. 2, п. 7 Постанови № 98 і п. 5, п. 6 розд. III Інструкції № 59):

• проживання в готелі, інших житлових приміщеннях - в межах граничних розмірів на наймання житла, визначених у додатку 1 Постанови № 98;
• побутові послуги, включені у вартість проживання (прання, чистка одягу і т. п.) - не більше 10% добових витрат для держави, до якої відряджається працівник;
• проїзд (включаючи перевезення багажу, користування постільними речами в поїздах і т. д.) до місця відрядження і назад, за місцем відрядження (зокрема на орендованому транспорті);
• бронювання місць в готелях - розмір добових за кордон - не більше 50% вартості місця за добу;
• оформлення закордонних паспортів;
• оформлення дозволів на в'їзд (віз);
• страховий поліс, якщо це потрібно за законами держави, до якої відряджається працівник;
• обов'язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування в країні відрядження;
• службові телефонні розмови, якщо це погоджено з керівником;
• комісію в разі обміну валюти;
• харчування, що входить до рахунків на наймання житлового приміщення, проїзних документів - без визначення конкретної суми, відшкодовують у відсотках сум добових для відповідної держави за додатком 1 Постанови № 98 (80% - при одноразовому, 55% - дворазовому, 35% - триразовому харчуванні ).

Виплачуємо добові витрати

Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та інші потреби, понесені у відрядженні). Суми добових витрат для працівників затверджені Постановою № 98.

Добові 2018 року керівник визначає в наказі про відрядження на основі відповідних документів (п. 4 розд. II Інструкції № 59).

Зверніть увагу!

При відсутності наказу керівника добові на відрядження не оплатять.

Чи не відшкодують також витрати (крім добових), якщо працівник не підтвердить їх розрахунковими документами (п. 4 розд. II Інструкції № 59).

Відрядженому працівникові потрібно вчасно видати аванс на відрядження в межах певної плати за проїзд, оренду житла, добових.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, він повинен протягом трьох банківських днів з дня скасування поїздки повернути ці кошти.

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом п'яти банківських днів представити авансовий звіт . Разом зі звітом працівник подає оригінали документів, що засвідчують витрати у відрядженні, із зазначенням форми оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

Трапляється, що працівники подають авансові звіти вчасно, з помилками або не з усіма реквізитами. Бухгалтер повинен знати, як діяти, якщо авансовий звіт складений неправильно.

Оподатковуємо добові 2018 року податком

Сума відшкодованих працівникові витрат, а саме, на:

• проїзд,
• проживання в готелях або інших житлових приміщеннях,
• харчування, входить у вартість проживання або проїзду,
• побутові потреби,
• телефонні розмови,
• оформлення закордонних паспортів,
• оформлення дозволів на в'їзд (віз),
• обов'язкове страхування,
• інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду та перебування у місці відрядження,

не є доходом працівника, який потрібно обкласти податком ( пп. «А» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України ).

Також в оподатковуваний дохід не входять добові витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням.

Законодавство встановлює:

• добові по Україні в розмірі не більше 0,1 розміру мінзарплати, визначеної станом на 1 січня податкового року, за кожний день відрядження. Оскільки з 1 січня 2018 року мінімальна зарплата збільшилася ( ст. 8 Закону України «Про Державний бюджет України на 2018 рік» від 07.12.2017 № 2246-VIII ), Максимальний розмір неоподатковуваних добових у 2018 році теж змінився. Тому він становить 372,30 грн на добу;
• добові за кордон - не більше 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Нацбанком.

Сплачені в більшому розмірі добові витрати включаються до оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо і обкладаються 18% ПДФО і 1,5% військовий збір .

Сплачені у більшому размере добові витрати включаються до оподатковуваного доходу працівника як Додаткове благо и оподатковуються 18% ПДФО та 1,5% військовім Зборів .