Дебет-Кредит № 07 :: Зберігання та знищення документів у бухгалтерії

Дебет-Кредит № 07 (16.2.2009)
Суть справи :: Практика

Увага! архівна публікація

Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.

Документальне відображення господарських операцій - одна з основних умов ведення господарської діяльності. Відповідальність за виконання цієї умови Законом про бухоблік покладено на власників, а ті, в свою чергу, покладають на бухгалтерів обов'язок фіксувати в первинних документах факти здійснення всіх господарських операцій, зберігати оброблені документи, регістри і звітність протягом встановленого терміну. Про те, як зберігати документацію, коли і як її можна знищувати або архівувати і як списувати витрати, пов'язані зі зберіганням документації, читайте в статті.

зберігання документів

Термін зберігання документів в залежності від важливості інформації, яку вони несуть, різний і визначається Переліком №41. Перелік №41 побудований за функціональним принципом - він включає розділи, що відображають основні напрямки діяльності господарських одиниць, незалежно від рівня в системі управління і галузевої приналежності. Розділи поділені на підрозділи з вужчим колом питань. Документи в розділах і підрозділах Переліку розміщено за ступенем значущості.

Господарські одиниці Переліком №41 умовно розділені на дві групи:

1) підприємства, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду (далі - НАФ). Відповідно до чинного законодавства державні і комунальні організації передають документи на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов'язковому порядку, а інші організації - на підставі угод між власником документів і відповідною архівною установою. Терміни зберігання документів цих організацій представлені в графі 3 Переліку №41;

2) підприємства, в діяльності яких не утворюються документи НАФ. Йдеться про підприємства, установах і організаціях, які не зобов'язані здавати свої документи до НАФ і не укладають добровільно договори про таку передачу. Терміни зберігання документів цих організацій представлені в графі 4 Переліку. Але говорити про цю групу можна лише як про умовну - т. Е. Існуючою лише під час існування господарської одиниці. Адже після ліквідації такої установи, організації або підприємства документи, термін зберігання яких на цю дату не закінчився, все одно передаються в НАФ.

За тривалістю зберігання документи можемо умовно поділити на чотири категорії.

1. Зберігаються 1 рік. Це, зокрема, реєстри на відправлену кореспонденцію; журнали обліку бланків суворої звітності; замовлення на спецодяг, відомості видачі спецодягу.

2. Зберігаються 3 - 5 років. Це, зокрема, первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у реєстрах бухгалтерського обліку та податкових записах (касові, банківські документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти та ін.), але за умови успішного завершення перевірки ДПІ, а для бюджетних установ та орган ізації, а також для госпрозрахункових підприємств і організацій, що знаходяться в сфері управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, - ревізії. До цієї категорії відносяться також програми, плани, технічні завдання, доповіді, довідки, посвідчення, звіти про відрядження; договори, доповідні записки, довідки, плани, звіти про надання організаціями допомоги, в т. ч. благодійної, навчальним закладам, інтернатам, іншим установам соціально-культурної сфери; постанови, висновки у справах про адміністративні стягнення; банківські документи (акти, довідки, платіжні реєстри, доручення) про надходження всіх видів податків до державного бюджету; квартальні бухгалтерські статистичні звіти; особові рахунки акціонерів після передачі права власності на акції; кредитні договори після закінчення терміну дії договору або погашення кредиту; договори застави, переведення боргу після закінчення терміну дії договору або погашення кредиту, боргу; акти, розпорядження з техніки безпеки і промислової санітарії.

3. зберігаються 10 - 75 років. Це - журнали обліку інструктажу з техніки безпеки; документи (акти, висновки, протоколи) розслідувань нещасних випадків; особові рахунки робітників і службовців, студентів; контракти, договори про прийом на роботу, переведення, звільнення робітників і службовців; табелі та наряди працівників з шкідливими умовами праці, документи (відгуки, характеристики, атестаційні анкети, листи та ін.) про проведення атестацій і встановлення кваліфікації.

4. зберігаються вічно або поки не пройде в них необхідність. До таких документів належать, зокрема, статути і установчі документи, реєстр акціонерів, ліцензії, схеми організації управління та пояснювальні записки до них, посадові інструкції працівників; бухгалтерські статистичні звіти річний і більшої періодичності.

Терміни зберігання документів обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2008 році, починається з 1 січня 2009 року. Але терміни зберігання науково-технічної документації обчислюються з 1 січня року, наступного за роком завершення розробки теми, проекту.

Крім того, є документи, для яких чіткий термін зберігання не встановлений. Вони зберігаються в залежності від господарської та організаційної необхідності.

Такі документи у Переліку №41 мають певні позначки, наприклад: «На державне зберігання не надходять. Зберігаються в організаціях »,« Після закінчення терміну дії договору »,« Після затвердження »,« Після заміни новими »,« Після зняття виробів з виробництва »,« Після введення об'єкта в експлуатацію »та ін.

Так, відмітка «До ліквідації організації" означає, що документи після ліквідації юрособи підлягають експертизі цінності і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян та інтереси держави, передаються до відповідних архівних установ, а інші - знищуються.

Для документів, яким Переліком №41 встановлено термін зберігання 75 років - «В» (це зазвичай кадрові документи), обчислення цього терміну проводиться з урахуванням віку людини на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років - «В», де «В» - вік особи на момент завершення справи.

Терміни зберігання документів, визначені в Переліку №41, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях термінів зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

архівація документів

Наявність встановлених термінів зберігання документації передбачає створення підприємством умов для такого зберігання.

Зазвичай підприємство досягає цього або створюючи власний архів, або передаючи документи на зберігання до НАФ. Втім, на практиці підприємства поєднують обидва ці способи, адже накопичувати документи можна тільки до певної міри, та й більша їх частина після трьох податкових звітних років (звичайного проміжку між плановими податковими перевірками) втрачає важливість для бухгалтерії і може бути передана в НАФ. Але ДПАУ в листі від 17.04.2002 р №2470 / 6 / 23-1216 каже, що бухгалтерські документи можуть бути знищені тільки за умови завершення комплексної перевірки контролюючими органами. Якщо така перевірка протягом 3-х і більше років не відбулася, згідно з роз'ясненням Держкомархівів України від 06.03.2007 р №01-321, документи не можуть бути знищені. Значить, якщо підприємство бажає позбутися від даних документів, воно повинно самостійно звернутися в ДПІ за проведенням перевірки.

Оцінювати, чи потрібно зберігати документи в НАФ, буде спеціальна експертна комісія. Такі комісії постійно діючі і працюють згідно з Порядком №1004.

У НАФ потрапляють тільки документи, термін зберігання яких перевищує 10 років або є постійним.

Документи для передачі в НАФ повинні відбиратися у вигляді оригіналів. При відсутності оригіналів приймаються засвідчені в установленому порядку копії відповідних документів. Звичайно, мова йде про створення резервної копії тільки тих копій і дублікатів документів, зберігання яких є обов'язковим, оскільки в цілях оптимізації складу НАФ надходження до державних архівів та архівних відділи міських рад дублетних документів максимально обмежується.

Передаються документи в архів за графіком, узгодженим між НАФ та керівником підприємства, що передає документи в архів. Прийом кожної партії документації відбувається за описом завідувачем або іншим відповідальним працівником архіву в присутності відповідального працівника підприємства.

При цьому на обох примірниках опису проти кожної документа, включеного в нього, робиться відмітка про наявність. В кінці кожного примірника опису цифрами і прописом вказуються кількість фактично прийнятих в архів документів, номери відсутніх документів, дати прийому-передачі документів, а також підписи співробітника відомчого архіву і особи, що передала документи.

знищення документів

Відповідно до Порядку №41, знищити первинні документи, реєстри, звіти за самостійним рішенням підприємство не може, навіть якщо термін їх зберігання вже закінчився. Для знищення даних документів підприємству необхідна згода експертної комісії.

Звертаємо увагу, що отримання згоди на знищення документації є обов'язком тільки юридичних осіб, від якого фізособи-підприємці звільнені (див. Лист Держкомархівів України від 28.07.04 р №01-1113).

Експертна комісія - це не якась стороння організація, створюється вона з посадових осіб юрособи, яка бажає знищити документацію, і фахівців НАФ. Створена за наказом і угодою з НАФ комісія визначає порядок відбору на зберігання і для знищення документів в організації, проводить експертизу цінності документів і здійснює контроль за її проведенням.

Відбувається це таким чином: підприємство здійснює відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, і складає акт про виключення даних документів для знищення за описом. Зведені описи і акт розглядає експертна комісія.

Схвалені експертною комісією опису справ і акти про виключення для знищення документів разом подаються на розгляд експертно-перевірної комісії (далі - ЕПК) відповідного державного архіву. І тільки після схвалення ЕПК описи і акти затверджуються керівником підприємства на знищення і можуть бути знищені.

Знищення документів, навіть дозволене - теж непроста, повністю впорядковане справу. Адже юрособа не може просто взяти і спалити документи. З точки зору держави це не просто купа паперу, а актив, який можна і потрібно реалізувати, - вторинну сировину.

Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага макулатури, переданої для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної записуються в актах про виключення документів для знищення. Дані акти містяться в справу архівного фонду організації та зберігаються в архіві організації.

Приклад ТОВ «Завірюха» здало в ПП «Вторсировина» списані документи в якості макулатури на суму 300 грн за накладною. У податковому та бухгалтерському обліку ця операція була відображена так, як показано в таблиці.

Таблиця

Відображення в обліку передачі списаних документів в якості вторинної сировини

1. 10.10.2008 Оприбутковано макулатура на підставі акта про знищення 209 746 250,00 - - 2. 30.10.2008 Відвантажено макулатура заготівельної організації 902 209 250,00 250,00 - 3. 30.10.2008 Отримано оплату за макулатуру 311 702 300,00 - - 4. 30.10.2008 Нараховано ПК за податковою накладною 702 641 / ПДВ 50,00 - -

Відповідальність за порушення

Незберігання документів протягом встановленого для їх зберігання часу, а також знищення без дозволу експертною комісією і ЕПК державного архіву є незаконними і тягнуть за собою відповідальність згідно з чинним законодавством. Міра цієї відповідальності залежить від того, чи було таке порушення умисним або ненавмисним.

У листі від 11.03.2002 р №01-197 Держкомархівів України наполягає на застосуванні в разі знищення або недостачі документів заходів, передбачених пп. 4.5.4 Правил №16, а саме:

«У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що значаться за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами установи здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням експертної комісії та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи ».

Покарання за порушення порядку зберігання документів встановлено в розділах IX, X Закону України №3814:

- адміністративна відповідальність, передбачена статтею 1642 КУпАП. За роз'ясненням КРУ від 16.12.2002 р №02-18 / 724, саме ця стаття, караюча за відсутність ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, буде застосована до юрособи-порушника. Вона передбачає сплату адмінштрафу в розмірі від 8 до 15 н. м. д. г. (т. е. від 136 до 255 грн);

- кримінальна відповідальність, встановлена ​​ст. 357 КМУ. Встановлений факт умисного знищення, пошкодження або приховування документів тягне за собою штраф у розмірі до 50 н. м. д. г. (850 грн) або обмеження волі на строк до 3-х років. Ті ж дії, якщо вони спричинили порушення роботи юрособи або вчинені щодо особливо важливих документів, караються штрафом у розмірі до 70 н. м. д. г. (1190 грн) або обмеженням волі на строк до 3-х років, або позбавленням волі на той самий строк;

- обов'язок відшкодувати збитки, завдані власнику документів або уповноваженій ним особі.

Контроль за правильністю виконання порядку зберігання і знищення документів здійснюють Держкомархівів України та уповноважені ним державні архіви (архівні відділи міських рад).

Нормативна база

• Закон №3814 - Закон України від 24.12.93 р №3814-ХІІ «Про національний архівний фонд та архівні установи».
• Перелік №41 - Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р №41.
• Порядок №1004 - Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою КМУ від 08.08.2007 р №1004.
• Правила №16 - Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, затверджені наказом Держкомархіву України від 16.03.2001 р №16.

Анна Бикова, «Дебет-Кредит»

Брак обігових коштів: шляхи поповнення
Суть справи :: Практика
Щоб розвивати бізнес, потрібні гроші, причому невідкладно: на закупівлю товарів, сировини, оновлення основних фондів. Де їх взяти? Існує кілька способів ....

Поступка права вимоги «єдиннику»
№ 22 (1.6.2015) :: Суть справи :: Практика
ТОВ на загальній системі хоче поступитися право вимоги боргу в 10 тис. Грн.
Поступається ТОВ на єдиному податку. Варіанта два: поступка за 3 тис. Гривень або
поступка безкоштовно. Який варіант вигідніший з точки зору оподаткування?
Коли виникає д ...

ПДФО за справедливості
№ 22 (1.6.2015) :: Суть справи :: Практика
ВРУ продовжує міняти оподаткування фізосіб, маючи на меті «відбілювання»
доходів населення і одночасно зниження податкового навантаження. черговий
Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо
справедливого оподаткування в розрізі окремих ...