У роздрібній торгівлі нерідко виникають випадки, коли необхідно здійснити повернення коштів покупцю. У подібних ситуаціях завжди оформляється акт за єдиною формою КМ-3. Про те, як правильно заповнити документ, готовий зразок і приклад - все це можна знайти далі.
Бланк форми КМ-3 (excel)
Зразок заповнення форми КМ-3 (excel)
Коли потрібно складати
Оформлення акту відбувається у всіх випадках, коли касові чеки (про купівлю) не були використані, тобто фактично не вдалося реалізувати товар або послугу. Таке буває в 2 випадках:
- Покупець з якихось причин побажав повернути товар або ж він не скористався послугою, яку вже придбав. Якщо законодавство допускає повернення товару, і якщо покупець вклався в терміни повернення, він має право на повну грошову компенсацію (готівкою або поверненням на банківську карту, в залежності від способу оплати).
- Касир помилково пробив чек, і скасувати дію вже неможливо (тобто чек уже надрукований).
Зразок і приклад акту 2017 - 2018
Документ має єдину затверджену форму і застосовується у всіх магазинах, сервісних точках та інших організаціях, що займаються роздрібною торгівлею. У ньому обов'язково відображаються такі відомості:
- Офіційна назва організації та контактні дані, вид діяльності та ІПН.
- Найменування касової машини і прикладної програми.
- Номер акта (відповідно до нумерації, прийнятої в компанії) і дата його складання.
- Віза «Стверджую» керівника (директора магазину).
- Таблична частина, в якій в хронологічному порядку перераховуються номери чеків, пробитих помилково (або чеків, за якими необхідно повернути кошти), прописується суму з точністю до копійки і ставляться ПІБ, посада особи, яка дозволила повернення грошей (наприклад, старшого касира або адміністратора ).
- Далі прописом вказується загальна сума всіх повернутих коштів та / або сума за всіма помилково пробитих чеках. Прописується, що на цю суму слід зменшити всю виручку по касі в даний день.
- Далі ставлять підписи всі члени комісії, які брали участь у складанні акта - зазвичай це менеджер відділу, старший касир і сам касир, який припустився помилки (або ж повернув кошти покупцю). Прописується офіційна назва посади, ставиться підпис і розшифровка (прізвище, ініціали).
В одному і тому ж акті, допускається запис і зворотних, і помилково пробитих чеків. Але всі вони повинні значитися однією датою. Тому якщо подібні операції здійснюються в різні дні, на кожен день складається своя форма.
Бланк представлений нижче:
Заповнений бланк, який можна використовувати як зразок:
Додатки до акта
До акта в обов'язковому порядку додаються документи, які підтверджують факт повернення і / або помилково створеного і надрукованого чека. Кількість доданих документів має точно відповідати кількості чеків, зазначених в табличній частині:
- Касовий чек прикладається в тому випадку, якщо покупець здійснює повернення по товару чи незадіяною послузі. При цьому законодавство допускає повернення і без чека, але в даному випадку покупцеві необхідно подати додаткові докази факту покупки. Якщо чека немає, то касир, який обслуговував клієнта, повинен скласти пояснювальну в довільному вигляді, в якій вказати, чому до форми КМ-3 не було докладено жодних документів.
- У тих випадках, коли магазин не використовує звичайний касовий апарат, а також в ситуації збою техніки, відсутності електропостачання та інших технічних неполадок організація зобов'язана відпустити товар з наданням відповідного товарного чека. І якщо покупець забажає зробити повернення в цьому випадку, то до форми КМ-3 прикладається товарний чек. Його допускається оформити як в рукописному варіанті, так і в друкованому вигляді.
- Чек повернення - іноді касир помилково пробиває не звичайний продажний, а поворотний чек. При цьому в касі формально буде плюс, тому що фактично ніякого повернення не було - тобто в готівці лежать «зайві» гроші. У подібних ситуаціях теж необхідно скласти акт, прикласти до нього поворотний чек. Також керівництво магазину може зажадати від касира написати пояснювальну в довільній формі із зазначенням причин помилки.
- Нарешті, можна додатково попросити покупця скласти заяву про повернення товару та виплаті повної суми грошових коштів. Таку заяву особливо часто складається в разі чималих сум. Документ можна заповнити в довільному вигляді, від руки або в друкованому варіанті. Один із прикладів показаний нижче.
Що стосується пояснювальній касира, то необхідність її складання регулюється адміністрацією. При цьому не завжди складання документа передбачає обов'язкову провину співробітника. Можна оформити пояснювальну в якості додаткового роз'яснення ситуації, що склалася. Приклад з помилково пробитим чеком представлений нижче.
Порядок заповнення форми
Для заповнення форми КМ-3 необхідна участь комісії співробітників, а не тільки самого касира-операціоніста, який не може прийняти подібне рішення самовільно. Як правило, присутній представник адміністрації магазину і / або старший касир (а також адміністратор, менеджер зміни і т.п. - в залежності від правил внутрішнього розпорядку в компанії).
Порядок дій наступний:
- Проводиться оцінка можливості повернення грошових коштів за товар або невикористану послугу (наприклад, ліки, предмети домашнього текстилю не підлягають поверненню).
- У разі прийняття позитивного рішення покупець складає заяву, касир - пояснювальну (при необхідності).
- З покупцем проводиться повний розрахунок, про що йому видається чек на повернення.
- У той же день роздруковується і заповнюється форма КМ-3. Всі відповідальні особи ставлять підписи.
- Документ відправляється на зберігання в бухгалтерію.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Акт обов'язково завіряється підписом директора (або виконуючого його обов'язки особи). Після цього проставляється печатка, і акт зберігається в бухгалтерії протягом мінімум 5 років.
Акт необов'язково відправляти для перевірки в податкову інспекцію. Однак його показують на першу вимогу інспектора (або відсилають до податкової, якщо вона запросить підтвердження).
